Sistematika Penulisan surat

            Meski sudah banyak ditemukan alat-alat yang lebih canggih dan cepat dalam berkomunikasi, surat tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Jaman sekarang, surat masih dibutuhkan, terutama dalam pembuatan surat resmi. Tidak mungkin kan jika kita memberitahukan sesuatu lewat sms kepada atasan kita, atau mungkin dalam bisnis niaga, tidak mungkin juga kita melakukan sponsor lewat saluran telepon, bayangkan berapa uang yang kita habiskan untuk membeli pulsa…

            Kali ini kita akan bahas mengenai surat, terutama surat dinas / surat resmi, karena jaman sekarang, hal itu masih dibutuhkan.

            Sistematika penulisan surat dinas:

a.         Kepala Surat.

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.

b.         Tanggal Penulisan Surat.

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat.

c.         Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat.

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal capital, dan diikuti dengan tanda titik dua.

d.         Alamat Surat.

(1)        Nama dari penerima surat diawali huruf capital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

(2)        Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Penggunaan katakepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.

(3)        Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.

(4)        jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.

(5) jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.

e.         Penulisan Salam.

Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan hormat, dengan penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah hormat kami, hormat saya, Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)

f.          Isi Surat.

Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi/inti, dan penutup surat. Usakan untuk menggunakan bahasa yang formal.

g.         Nama Pengirim.

Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.

h.         Tembusan Surat.

Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mensdapat tembusan/salinan surat selain yang dialamatkan.

Ketentuan tembusan:

(1)        Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu diberi nomor.

(2)        Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan  atau nama orang dan bukanm nama kantos/instansi.

(3)        Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

(4)        Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

(5)        Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.

i.          Inisial.

Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.

Contoh: AB/CD

AB singkatan nama pengonsep: Arjuna Bayu, CD singkatan nama pengetik surat: Choirul Dimas.